Debido a que el SAT implementó a mediados de enero la verificación de los RFC de los empleados, están surgiendo problemas para operar el sistema, pues es frecuente tener empleados con su clave de RFC completa que se siempre se habían podido timbrar, y ahora son rechazados por el SAT porque no existen en su padrón.
El error que se presenta en estos casos es:
La única solución es inscribir al empleado en RFC. Se puede hacer de varias formas:
- Si son pocos empleados, se pueden inscribir por Internet, solo se necesita la CURP y el domicilio completo del empleado. La página es: Inscripción con CURP. También puede ir el empleado al SAT a inscribirse.
- Si el empleado no tiene la CURP, tiene que ir al Registro Civil a tramitarla.
- Si son muchos empleados, se pueden inscribir de forma masiva, generando un archivo en el sistema (como se explica más abajo) para enviarlo a través de Mi Portal del SAT, y esperar varios días a que se procese.
En todos los casos, después de que el empleado quede inscrito oficialmente en el SAT, hay que esperar de tres a seis días hasta que el SAT genere una nueva base de datos de contribuyentes y los Proveedores de Certificación la procesen, para poder timbrar los recibos.
Durante ese tiempo, la recomendación es imprimir el recibo sin timbrar para recabar la firma del empleado y tener cubierta la parte laboral, y cuando ya se puedan timbrar los recibos, volverlos a imprimir, ya con el sello digital, y recabar de nuevo la firma. Si ya no se puede localizar al empleado, se le puede enviar el archivo XML por correo electrónico.
Para facilitar lo explicado, ahora el Sistema de Nómina NOW incluye lo siguiente:
1. Al estar timbrando los recibos de nómina, anteriormente al presentarse un error el proceso se detenía. Ahora va a mostrar una ventana para dar la opción de continuar, con lo que se podrán timbrar todos los recibos de la nómina que tengan un RFC válido.
2. Nueva opción Procesos RFC:
La opción Crear archivo para Validación Masiva genera un archivo de texto que se puede subir al servicio de validación de RFC del SAT:
La opción Excluir Verificados indica que no se incluyan en el archivo los empleados que ya se tienen marcados como Verificados en el catálogo de empleados. Se recomienda que la primera vez que se haga este proceso se deje sin marcar, para validar a todos los empleados.
Al terminar el proceso va a mostrar esta ventana:
Al darle Si va a abrir el navegador predeterminado en la página del SAT, donde hay que capturar el código y dar el botón aceptar:
Luego hay que dar click en el botón de Validación Masiva de RFCs:
Luego elegir el archivo que generó el sistema (de forma predeterminada se graba en el Escritorio) y dar el botón Validar:
Al terminar, la página del SAT va a descargar un archivo con el resultado de la validación:
Hay que grabarlo en la carpeta de Descargas o en el Escritorio para elegirlo en el siguiente proceso:
Al terminar el proceso, va a mostrar el resultado:
En este ejemplo, el archivo contenía 6 claves de RFC, de las cuales 1 era válida y las demás no.
El proceso marca este resultado en los datos de cada empleado en el catálogo. Si se pudo validar el RFC:
Si el RFC es inválido:
Para inscribir a los empleados con RFC inválido, se puede usar el proceso:
Al terminar muestra la ventana:
Al darle Sí abre la página de Mi Portal, donde hay que iniciar sesión:
Y luego seguir los pasos del instructivo para Inscripción de asalariados Exprés, que en resumen consiste en generar una Solicitud a la Administración Local de Servicios al Contribuyente de Hermosillo (o la que corresponda) solicitando la inscripción de los asalariados y adjuntar el archivo ZIP generado por el sistema:
Transcurrido el plazo para el trámite de la solicitud, hay que entrar de nuevo a Mi Portal y consultar la respuesta a la solicitud, que va a incluir un listado con las claves de RFC de los empleados inscritos, que hay que capturar o verificar en cada empleado.
3. El archivo para inscripción masiva se genera con la información del empleado, hay que verificar que su CURP sea correcta:
Si el empleado gana más de 400,000 al año hay que elegir la clave 1 (para todos los demás se puede dejar en blanco este campo, el sistema asume la clave 2).
Para que sea más fácil revisar los datos de los empleados con RFC no válido, se puede usar este nuevo filtro:
Para instalar esta versión, hay que dar la opción Ayuda » Actualizar Sistema o descargar el instalador de http://sca.mx/a/now